Ta informacja wyjaśnia, w jaki sposób Fundacja Feniks – Forteca Przedsiębiorców przetwarza dane osób odwiedzających stronę internetową, kontaktujących się z Fundacją, przekazujących darowizny, zgłaszających sprawę lub – jeśli taka funkcja zostanie uruchomiona – korzystających ze sklepu internetowego.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Feniks – Forteca Przedsiębiorców z siedzibą w Warszawie, ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001268947, NIP 7011333364, REGON 545821172 (dalej: „Fundacja”).
W sprawach dotyczących danych można skontaktować się z Fundacją listownie na powyższy adres albo pod adresem e-mail: kontakt@
2. Jakie dane przetwarzamy i w jakich celach
Zakres danych zależy od tego, jak korzystasz ze strony i z działań Fundacji. Fundacja przetwarza wyłącznie dane potrzebne do danego celu, w szczególności:
dane techniczne związane z odwiedzeniem strony, takie jak adres IP, data i czas połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz logi serwera – w celu zapewnienia działania i bezpieczeństwa strony;
dane podane w korespondencji lub formularzu kontaktowym, np. imię i nazwisko, adres e-mail, telefon i treść wiadomości – w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji;
dane podane w formularzu zgłoszenia sprawy, w szczególności dane kontaktowe, nazwa przedsiębiorcy, funkcja osoby kontaktowej, forma działalności, miejscowość, ogólny opis sprawy i informacja o pilnym terminie – w celu wstępnej oceny, czy Fundacja może rozpatrzyć zgłoszenie;
dane darczyńców i partnerów, w tym dane kontaktowe i informacje o wpłacie lub współpracy – w celu przyjęcia i rozliczenia wsparcia, wykonania uzgodnień oraz wypełnienia obowiązków prawnych;
jeśli sklep internetowy zostanie uruchomiony – dane potrzebne do realizacji zamówienia, płatności, dostawy, obsługi reklamacji i obowiązków księgowych.
Nie wpisuj do wstępnego formularza numeru PESEL, danych o zdrowiu, danych dotyczących wyroków lub naruszeń prawa ani nie załączaj pełnych akt sprawy, dokumentacji medycznej czy innych szczegółowych dokumentów. Jeżeli Fundacja będzie potrzebować dodatkowych informacji lub dokumentów do konkretnej sprawy, poprosi o nie i przekaże odrębną informację o przetwarzaniu. Dokumenty przesyła się wtedy e-mailem na adres kontakt@
3. Podstawy prawne przetwarzania
Fundacja przetwarza dane na podstawie jednej lub kilku z poniższych przesłanek RODO, zależnie od sytuacji:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem porozumienia albo do wykonania umowy, której osoba jest stroną;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, w szczególności rachunkowego, podatkowego lub dotyczącego rozpatrzenia roszczenia;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Fundacji, takich jak odpowiedź na korespondencję, weryfikacja konfliktu interesów, zapewnienie bezpieczeństwa strony, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy osoba dobrowolnie wyraziła zgodę na konkretny cel, np. otrzymywanie od Fundacji informacji o jej działaniach (dobrowolne pole w formularzu darowizny). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie;
art. 6 ust. 1 lit. a w związku z art. 9 ust. 2 lit. a RODO – gdy Fundacja wyjątkowo potrzebuje przetwarzać szczególne kategorie danych, a właściwą podstawą jest wyraźna zgoda; albo art. 9 ust. 2 lit. f RODO – gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa jest oceniana odrębnie dla konkretnej sprawy.
Dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa podlegają odrębnym ograniczeniom wynikającym z art. 10 RODO i przepisów krajowych. Nie należy przesyłać ich w formularzu wstępnym. Samo opublikowanie niniejszej polityki nie stanowi zgody na przetwarzanie danych szczególnych kategorii, publikowanie historii osób ani przekazywanie dokumentów innym podmiotom.
4. Zgłoszenia spraw i dokumentacja
Samo wysłanie zgłoszenia nie oznacza, że Fundacja przyjęła sprawę do prowadzenia, zawarła porozumienie, udzieliła pełnomocnictwa ani przejęła odpowiedzialność za terminy sądowe lub administracyjne. Fundacja wykorzystuje dane do wstępnej kwalifikacji zgłoszenia, sprawdzenia ewentualnego konfliktu interesów i kontaktu ze zgłaszającym. Zakres dalszego przetwarzania określi osobna informacja przekazana przy przyjęciu sprawy.
Dokumenty mogą zawierać dane innych osób. Osoba przekazująca dokumenty powinna, o ile to możliwe, ograniczyć je do niezbędnego zakresu i usunąć dane osób niezwiązanych ze sprawą. Fundacja oceni, czy i w jaki sposób powinna spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których dane otrzymała z innego źródła.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:
osobom upoważnionym przez Fundację, które obsługują stronę, korespondencję, zgłoszenie lub rozliczenia;
dostawcy hostingu i zabezpieczeń strony – Cloudflare, Inc. z siedzibą w USA, na którego infrastrukturze działa strona i przez którego przechodzą wiadomości wysyłane przez formularze;
dostawcy poczty elektronicznej – home.pl S.A. z siedzibą w Szczecinie, u którego działa skrzynka e-mail Fundacji; na tę skrzynkę trafiają wiadomości i zgłoszenia wysłane przez formularze na stronie;
dostawcom usług księgowych lub archiwizacji, jeśli Fundacja z nich korzysta – na podstawie właściwych umów i instrukcji;
operatorom płatności, firmom kurierskim i dostawcom sklepu, jeśli Fundacja uruchomi sprzedaż lub płatności online;
prawnikom lub innym specjalistom, jeśli przekazanie jest niezbędne do uzgodnionego wsparcia i istnieje odpowiednia podstawa prawna; specjalista może działać jako odrębny administrator;
organom publicznym, jeśli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Fundacja nie prowadzi newslettera i nie korzysta z zewnętrznych systemów do obsługi zgłoszeń. Fundacja nie publikuje danych ani historii osoby zgłaszającej sprawę na podstawie samego zgłoszenia.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Strona działa na infrastrukturze Cloudflare, Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Dlatego dane techniczne związane z odwiedzinami strony oraz treść wiadomości wysyłanych przez formularze mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach programu EU-US Data Privacy Framework, w którym uczestniczy Cloudflare, Inc. Gdyby ta podstawa przestała obowiązywać, przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach i ich kopię można uzyskać, kontaktując się z Fundacją.
Poczta elektroniczna Fundacji, na którą trafiają wiadomości z formularzy, jest obsługiwana przez dostawcę z siedzibą w Polsce (home.pl S.A.). Przed uruchomieniem każdego nowego narzędzia Fundacja sprawdza, gdzie przetwarza ono dane, oraz podstawę i zabezpieczenia ewentualnego przekazania danych poza EOG.
7. Okres przechowywania danych
Fundacja przechowuje dane przez okres potrzebny do celu, w którym zostały zebrane, a następnie usuwa je lub anonimizuje, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo albo uzasadnione roszczeniami. Stosowane okresy i kryteria są następujące:
korespondencja i zapytania, które nie prowadzą do dalszej współpracy – do zakończenia kontaktu, a następnie przez okres przyjęty w harmonogramie retencji, potrzebny do obsługi ewentualnych roszczeń;
zgłoszenia spraw – przez czas wstępnej oceny, a jeśli Fundacja przyjmie sprawę, przez okres wsparcia oraz później przez okres wynikający z zatwierdzonego harmonogramu retencji, obowiązków prawnych i właściwego terminu przedawnienia roszczeń;
dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wynikający z przepisów prawa;
dane darczyńców, partnerów i zamówień – przez okres rozliczenia wpłaty lub umowy oraz przez okres wymagany przepisami i niezbędny do obsługi roszczeń;
dane i dowody zgód na otrzymywanie informacji o działaniach Fundacji – do czasu wycofania zgody lub utraty przydatności dowodowej, zgodnie z harmonogramem retencji.
[Uwaga dla Fundacji: Przed publikacją Fundacja powinna przyjąć harmonogram retencji i przypisać do tych kategorii konkretne okresy albo jednoznaczne kryteria.] Dane nie są przechowywane bezterminowo tylko dlatego, że pozostają w kopii zapasowej; kopie podlegają cyklicznemu nadpisywaniu i są dostępne wyłącznie w celu odtworzenia systemu.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach określonych przez RODO możesz żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania albo przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Wniosek można wysłać na adres Fundacji wskazany w punkcie 1 albo na jej oficjalny adres e-mail. Fundacja odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Jeżeli uznasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne. Niektóre dane są jednak niezbędne, aby Fundacja mogła odpowiedzieć na wiadomość, rozpatrzyć zgłoszenie, zawrzeć porozumienie, przyjąć darowiznę wymagającą rozliczenia albo zrealizować zamówienie. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności. Zgoda na otrzymywanie informacji o działaniach Fundacji nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji strony.
10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Fundacja nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym na podstawie profilowania. Strona nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych.
11. Pliki cookies i podobne technologie
Strona nie używa plików cookies analitycznych, statystycznych ani reklamowych i nie korzysta z narzędzi śledzących. Na urządzeniu mogą być zapisywane wyłącznie informacje niezbędne do działania i bezpieczeństwa strony: pliki cookies zabezpieczeń dostawcy hostingu Cloudflare oraz krótkotrwała informacja w pamięci przeglądarki potrzebna do przechodzenia między podstronami. Nie wymagają one zgody, dlatego na stronie nie ma banera cookies.
Nazwy, cele i czas przechowywania tych plików opisuje polityka cookies. Pliki cookies można zablokować lub usunąć w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie plików zabezpieczeń może powodować dodatkową weryfikację przy wejściu na stronę.
12. Linki i serwisy społecznościowe
Strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, w tym profili Fundacji w mediach społecznościowych. Po przejściu do takiego serwisu jego operator staje się odrębnym administratorem i stosuje własne zasady prywatności. Samo kliknięcie linku może wiązać się z przekazaniem danych temu operatorowi zgodnie z ustawieniami urządzenia i przeglądarki.
13. Bezpieczeństwo
Fundacja stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. Dostęp do dokumentacji spraw ogranicza się do osób, które potrzebują go do wykonania powierzonych zadań. Wiadomości z formularzy i przesłane dokumenty trafiają na skrzynkę e-mail Fundacji, do której dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby. Nie przesyłaj poufnych akt ani danych szczególnych kategorii formularzem na stronie, a dokumenty wysyłaj dopiero wtedy, gdy Fundacja o nie poprosi.
14. Zmiany polityki
Fundacja może aktualizować tę politykę, gdy zmienią się przepisy, funkcje strony lub sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na stronie wraz z datą obowiązywania. Istotne zmiany będą komunikowane w sposób adekwatny do ich znaczenia.
Podstawa prawna
Politykę przygotowano z uwzględnieniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14, oraz przepisów dotyczących przechowywania informacji na urządzeniu końcowym użytkownika. [Uwaga dla Fundacji: Zakres informacji należy dopasować do faktycznie działających formularzy, narzędzi i procesów Fundacji.]